Pudełka archiwizacyjne — co warto o nich wiedzieć?
Każda dobrze prosperująca firma wie, jak ważną rolę w codziennych obowiązkach odgrywa odpowiednia organizacja biura. Ważne dokumenty, formularze, czy akta osobowe nie mogą sobie leżeć ot tak — muszą być odpowiednio przechowywane. Służą do tego specjalne pudełka na dokumenty, a dokładniej pudełka archiwizacyjne. Ich zadaniem jest ochrona nie tylko przed tym, by nie trafiły w niepowołane ręce, ale także przed wilgocią, czy działaniami promieni UV. Jakie pudełka archiwizacyjne wybrać do swojej firmy? Jak wygląda produkcja tego rodzaju kartonów? Odpowiadamy!
Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów w biurze?
Chcąc wybrać najlepsze rozwiązanie dla przechowywania dokumentacji w biurze, powinniśmy zastanowić się nad wyborem odpowiednich pudeł archiwizacyjnych. Ich obecność pozwala w sposób wygody, ale także bezpieczny przechowywać ważną dokumentację i w razie kontroli mieć wszystko odpowiednio posegregowane i łatwe do odnalezienia.
Jak powinna zatem wyglądać właściwa archiwizacja takich dokumentów? W pierwszej kolejności należy odpowiednio ją posegregować, spinając ze sobą za pomocą odpowiednich spinaczy. Tak przygotowane arkusze należy tematycznie poukładać w specjalnie do tego przeznaczonych kartonach i opisać, by w razie konieczności wiadomym było, co znajduje się w danym pudełku. W wielu przypadkach dokumenty biurowe, w tym rachunki, sprawdzania, czy faktury należy przechowywać minimum przez 5 lat, dlatego przed zaniesieniem ich archiwum należy sprawdzić, czy karton został dobrze zamknięty.
Jakie kartony do przechowywania dokumentów wybrać?
Do prowadzenia archiwum przydatne mogą okazać się zarówno kartony jednoczęściowe, jak i kartony dwuczęściowe, z tzw. pokrywką. Szczególnie te drugi doceniane są ze względu na wygodę i komfort użytkowania. Wybierając kartony z pokrywką w odpowiadającym nam rozmiarze, możemy z powodzeniem pomieścić w nich większą ilość dokumentów. Duże i pojemne kartony zbiorcze przygotowane na zamówienie przez doświadczonego producenta mogą z powodzeniem pomieścić dokumenty ułożone w specjalnych teczkach, czy nawet segregatorach.
Czy kartony do archiwizacji dokumentów wymagają dodatkowego zabezpieczenia?
Kartony archiwizacyjne to produkty, które cechuje przede wszystkim doskonała jakość wykonania, trwałość, ale także odporność na różnego rodzaju czynniki, mogące mieć wpływ na zabrudzenie, zawilgocenie, czy całkowite zniszczenie dokumentacji biurowej. Jeśli mamy w planach przechowywanie dokumentów przez wymagane 5 lat to wówczas możemy postawić na kartony dna dokumenty wykonane z tektury falistej, która w tak krótkim czasie powinna w zupełności wystarczyć, aby dokumentacja zachowała swój pierwotny wygląd. Jeśli jednak chcemy przechowywać je nieco dłużej, wtedy warto zadbać o dodatkowe zabezpieczenie papieru przed erozją, po to, aby po kilkunastu latach nie wyciągnąć z archiwum pożółkłych, lub mało czytelnych papierów.
Pudełka na dokumenty — gdzie zamówić?
Jak wynika z powyższego pudełka na dokumenty to niemal obowiązkowy element wyposażenia każdego biura. Najlepiej w tym zadaniu sprawdzają się kartony dwuczęściowe, czyli z tzw. pokrywką. Gdzie można zamówić takie produkty? W Karton dla Ciebie! Jesteśmy doświadczonym producentem kartonów na zamówienie, a nasza oferta odpowiada na potrzeby wszystkich klientów. Każde nasze zlecenie realizowane jest w oparciu o indywidualny projekt klienta, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, abyśmy mogli wykonać go za Ciebie, uwzględniając przy tym wszystkie Twoje sugestie. Nasze produkty cechuje doskonała jakość wykonania oraz trwałość, dzięki czemu możesz mieć pewność, że będą służyły w Twojej firmie przez wiele długich lat.